Ett nytt sätt att arbeta

En undersökning från Infosys visar att nästan hälften (46 %) av företagen i studien tror att framtidens arbete i större utsträckning kommer att ske i flexibla hybridlösningar mellan kontorsarbete och distansarbete. Självklart har det varit en fördel att redan före covid pandemin ha tillgång till teknik och nätverksinfrastruktur som snabbt kunnat stödja dessa ”var som helst-medarbetare”. I det långa loppet måste nya vanor och ny teknik etableras och implementerats.

När organisationer över hela världen anpassar sig till en distans arbetskultur, som verkar bli kvar långt efter pandemin finns det naturligtvis många obesvarade frågor kring denna “var som helst-personal”. Om kundtjänst, försäljning, kanalpartner med flera alla arbetar på distans kommer detta på ett grundläggande sätt förändra i hur arbetet blir gjort på ditt företag. Ju snabbare ditt företag hanterar dessa förändringar, desto snabbare kommer ni att bli agila och förberedda på framtidens arbetsplats.

Utnyttja kommunikation i flera kanaler

Redan före pandemin pågick en ständig kamp för att hålla front- och backofficepersonal effektivt sammankopplade och synkroniserade. Med distansarbete som en ny ingrediens blir komplexiteten ännu större.

Men behovet av smidigt samarbete är avgörande i alla tider och miljöer. För att hantera detta är det dags att företag börjar utnyttja kommunikationsverktyg över flera kanaler. Det som brukade kommuniceras via en snabb promenad till våningen ovanför måste förmedlas med några rader på tangentbordet.

Medarbetare som kanske inte har varit aktivt involverade i CRM eller meddelande plattformar tidigare kan behöva informeras om att det är här kommunikationen nu sker. Företag bör utnyttja de bästa kommunikationskanalerna i flera kategorier: asynkron (e-post, SMS, inspelade videor), synkron (videokonferenser, telefonsamtal), just-in-time-aviseringar, meddelande flöden i respektive sammanhang.

Ta er tid att identifiera flera kommunikationskanaler. Det finns ingen brist på alternativ, så välj de som passar bäst för er verksamhet och era team. Men förlita er inte på bara en metod för att hålla konversationen igång. Uppskattningar gör gällande att det krävs sju interaktioner för att ett meddelande ska fastna. Så om ni har flera kommunikationskanaler igång har ni flera kontroller i processen så ni kan säkerställa att arbetet blir gjort.

Öka avisering automatiseringen

När så många i teamet nu arbetar hemifrån, har korridorerna på kontoret blivit mycket lugnare. Informella snack, after work, lunch diskussioner, korridor promenader med tillhörande samtal – allt detta har försvunnit eller minskat avsevärt. Denna förlust av spontan kommunikation är inte bara ett bekymmer för företagets kultur och dina medarbetares sociala välbefinnande. Den kan också hota företagets produktivitet.

När den informella arenan tas bort ur ekvationen, kommer dina kollegor fortfarande att utbyta snabba statusuppdateringar och projekt feedback? Det är dags att inte bara stärka kanalerna för spontan kommunikation utan också förbättra de automatiska aviseringarna i dessa kanaler. Detta kommer att kompensera för den produktivitet du inte insåg att du höll på att tappa.

Statusar och uppdateringar är avgörande för att driva projekt framåt och leverera kundbeställningar. Inflödet av automatiska aviseringar är dock inte nödvändigtvis välkommet. Det kan innebära stora distraktioner när hörnet uppe till höger på skärmen aldrig slutar blinka eller inkorgen snabbt blir full. Med smart och subtil aviserings automatisering som upprättas genom ett helt integrerat digitalt system, kan du dock hålla verksamheten i rörelse utan att bli en skräppost maskin för dina medarbetare.

Transformera interna och externa processer

Slutligen finns det en fysisk faktor som är synnerligen svår att fånga in och paketera om för ”var-som-helst-medarbetaren”: ögonblickligheten. När ni arbetar i samma kontorsutrymme är det otroligt hur information kan förmedlas, tas emot och hanteras på bara några sekunder. Vid distansarbete finns det alltid åtminstone någon liten eftersläpning, och när alla små asynkrona fördröjningar summeras uppstår alltid väntetid.

Desto större anledning för företag att omfamna de nya kommunikationsmönster som uppstår vid grundläggande digital omvandling. Med de senaste innovativa arbetsplatsverktygen kan tillverkare öka insynen i varje ”var som helst-medarbetares” kalender och tillgänglighet. Förbättrade digitala verktyg inkluderar de som ger tillgänglig/upptagen-transparens, sammanhangsbundna meddelanden, GPS-automatisering, dokument miljöer med samredigering med mera. Nu är det dags att omfamna dessa verktyg och utbilda din personal i dem.

Det handlar inte bara om att bygga upp en snygg digital fasad för de externa kunderna — det handlar också om att skapa samma smidighet i de interna processerna. Befintliga medarbetare kan öka sin produktivitet i en distans miljö genom digital omvandling, och ny personal kommer att bli mer attraherade till en tillverkningsorganisation med en omfattande förändringsstrategi på plats.

I slutändan handlar den digitala förändringen om att få varumärkets obevekliga ”ingenting är omöjligt”- attityd att också översättas till de virtuella arbetsrelationerna. Att gå ut på verkstadsgolvet är bra, men att ha utrustningen och självförtroendet att kommunicera samma information via en skärm till en distansmedarbetare är vägen framåt för mer uppkopplade, framtidssäkra företag.

Läs mer

• Molnekonomin i Sverige kommer att skapa 43 400 jobb och omsätta 140 miljarder SEK år 2026, visar ny IDC-studie 
• Nyttjande av kunddata fullt ut ökar vinster och effektivitet