Our work — Aalto University
Fluido og Salesforce transformerer den akademiske oplevelse på Aalto University
Et ældre og opdelt IT-system betød, at de studieadministrative medarbejdere på Aalto University brugte alt for meget tid på manuelt arbejde og de studerende havde en fragmenteret digital studieoplevelse. Aalto University valgte Salesforce som deres digitale platform og Fluido transformerede den digitale oplevelse for både ansatte og studerende.
8.000
ansøgere håndteret i de første fem måneder
800
fakultetsmedarbejdere trænet i brug af systemet
6
uger til at bygge et kursuskatalog
Med omkring 17.500 studerende og 4.000 ansatte er Aalto University en af Finlands førende videregående uddannelsesinstitutioner. Aalto University blev etableret i 2010 gennem en sammenlægning af tre finske universiteter, der hver var specialiseret inden for forskellige akademiske områder: Ingeniør faget, business og kunst & design. I dag undervises der i disse discipliner på seks forskellige lokationer.
Selvom Aalto i dag kan tilbyde de studerende uddannelse på tværs af flere fag, har sammenlægningen også skabt udfordringer for studieadministrationen og for den digitale oplevelse. Hver skole havde sit eget system til håndtering af ansøgninger, kontakt med de studerende og digital support. Der var omkring 40 forskellige systemer i brug.
I 2015 begyndte Aalto at eksperimentere med nogle nye koncepter og værktøjer, der skulle give studerende en mere samlet digital oplevelse. Og på den måde besluttede universitetet at implementere Salesforce som platform for de studerende. I 2020 gik Aalto i offentligt udbud på en Salesforce-partner og Fluido vandt kontrakten.
“Dette skulle blive et afgørende projekt for Aalto,” siger Fluidos ansvarlig for digitale løsninger til uddannelsesinstitutioner, Kari Poutanen. “Universitet ønskede fundamentalt at ændre interaktionen med de studerende og andre relevante aktører, og de var klar over, at evnen til at gøre dette ville være stærkt forbundet til de teknologier, der anvendes.”
En integreret studieoplevelse
Projektet begyndte med Aaltos Learning Services der understøtter studerende hele vejen gennem den akademiske oplevelse — fra optagelse til dimission og alumne. I projektets første fase fik Fluido til opgave at designe og bygge en ny Salesforce-baseret ansøgningsproces til bachelor- og masterstudiet. Siden det blev taget i brug i december 2020, har det nye system håndteret flere end 8.000 ansøgninger.
Eija Zitting har været chef for Learning Services på Aalto University siden 2014. Hun forklarer baggrunden for projektet og grunden til, at hendes team valgte Salesforce:
“Med nedarvede systemer fra fire ingeniørskoler, et erhvervsakademi og en kunst- & designskole var den digitale oplevelse dårlig og forvirrende for både studerende og undervisere,” fortæller Zitting. “Det var et stort arbejde blot at administrere data fra de forskellige systemer, hvilket resulterede i alt for lidt tid direkte med de studerende.”
“Vi var klar over, at vi havde brug for nye værktøjer, så vi lavede en grundig gennemgang af de forskellige løsninger, der fandtes på markedet. Det gav os viden om, hvad vi kunne forvente, og hvad det var muligt at opnå, og vi fik værdifuld indsigt til brug i vores offentlige udbud. Det var i den proces, at vi bemærkede, at Salesforce har mange gode elementer, som vi kunne tage i brug med det samme,” siger hun.
For at kunne benchmarke for bedste praksis besøgte teamet fra Learning Services Georgetown University i Washington DC. Dette 230 år gamle universitet har taget Salesforce i anvendelse til støtte for underviserne, læringsanalyser, elevrelationer og meget mere.
“Vi kunne se på erfaringerne med Salesforce på Georgetown, at de studerende havde let adgang til al deres nødvendig information. Underviserne havde også opnået større klarhed over kursusoptag, udestående opgaver med mere. De har endvidere oplevet en større reduktion i mængden af manuelt arbejde,” siger Zitting.
Tættere interaktion med studerende
Udover at gøre Aaltos ansøgningsproces enklere for de studieadministrative medarbejdere har Fluido også oprettet en platform med single sign-on til de studerende og nu ligger alle deres vigtige akademiske informationer på et sted.
De har også taget Salesforce Advisor Link i brug, så de akademiske vejledere får tættere kontakt til de studerende. Før implementeringen af Advisor Link skulle de studerende booke og lave aftaler via e-mail. Det var svært for de studieadministrative medarbejdere at holde styr på de enkelte studerende med rådgivningsnotater, der ofte foregik i forskellige systemer.
“Advisor Link er afgørende for vores akademikere,” fortæller Zitting. “De har alle de oplysninger og værktøjer, de skal bruge på et samlet sted, og det er blevet meget lettere at interagere med de studerende.”
“Her hos Aalto Learning Services kan vi nu fokusere mere på at interagere med de studerende, mens implementeringsprocessen for Salesforce skrider frem,” siger hun. “Det er ikke kun godt for vores studerendes akademiske oplevelse, det er også fantastisk for arbejdsglæden hos vores medarbejdere i Learning Services. Det gør vores arbejde langt mere meningsfuldt.”
Salesforce henvender sig til den akademiske verden
Fluido har leveret løsninger til mange akademiske kunder i hele Europa, herunder erhvervsskoler, privatskoler og universiteter som Aalto.
“Fluido har i årevis samarbejdet tæt sammen med uddannelsesinstitutioner i at skabe løsninger, der matcher nutidens digitale behov,” nævner Kari Poutanen. “Med Salesforce platformen er det let at opbygge digitale tjenester, der giver fantastiske kundeoplevelser samt sikre overholdelse af GDPR og virksomheders sikkerhedspolitik.”
“Når man flytter til en samlet platform, er der færre systemer med licens og krav om vedligehold. Det reducerer kompleksitet og omkostninger og samtidig kan processerne strømlines og sænke investeringerne. Ingen ser sig tilbage, når de først har oplevet fordelene ved den forandring,” siger han.
