Aalto University: Transformation der akademischen Nutzererfahrung

Mit rund 17.500 Studierenden und 4.000 Mitarbeitern gehört die Aalto-Universität zu den führenden Hochschulen in Finnland. Sie entstand 2010 durch den Zusammenschluss von drei finnischen Universitäten, von denen jede auf einen anderen Bereich der Wissenschaft spezialisiert war: Ingenieurwissenschaften, Wirtschaft und Kunst & Design. Heute werden diese Disziplinen in sechs Fakultäten unterrichtet.

Obwohl die Tradition der Aalto-Universität den Studierenden eine interdisziplinäre Ausbildung ermöglicht, brachte sie Herausforderungen für die Studierendenverwaltung und das Online-Akademikerlebnis mit sich. Jede Fakultät verfolgte ihren eigenen Ansatz zur Bewerbungsabwicklung, zur Interaktion mit den Studierenden und zur Bereitstellung digitaler Unterstützung für Dozenten. Es wurden etwa 40 verschiedene Systeme eingesetzt.

Im Jahr 2015 begann die Aalto-Universität mit Experimenten und der Erprobung neuer Konzepte und Tools, um den Studierenden ein einheitlicheres digitales Erlebnis zu bieten. Auf diese Weise entschied sich die Universität, Salesforce als Plattform für die Studierendenbindung zu implementieren. Im Jahr 2020 schrieb die Aalto-Universität eine öffentliche Ausschreibung für einen Salesforce-Partner aus, bei der Fluido den Zuschlag erhielt.

“Dies war ein bedeutendes Projekt für die Aalto-Universität”, sagt Fluido’s Bildungspraxis-Leiter, Kari Poutanen. “Die Universität wollte die Art und Weise, wie sie mit Studierenden und anderen Interessengruppen interagiert, vollständig verändern, und sie erkannte, dass ihre Fähigkeit dazu sehr eng mit den eingesetzten Technologien verbunden ist.”

Ein integriertes Studienerlebnis

Das Projekt begann mit den Learning Services der Aalto-Universität, einer Abteilung, die die Studierenden während ihres gesamten akademischen Werdegangs unterstützt – von der Zulassung bis zum Abschluss und darüber hinaus. In der ersten Phase des Projekts bestand die Aufgabe von Fluido darin, einen neuen, auf Salesforce basierenden Bewerbungsprozess für Bachelor- und Masterstudierende zu erstellen. Seit seiner Einführung im Dezember 2020 hat das neue System mehr als 8.000 Bewerbungen bearbeitet.
Eija Zitting ist seit 2014 Leiterin der Learning Services an der Aalto-Universität. Sie erläutert den Hintergrund des Projekts und warum ihr Team sich für Salesforce entschieden hat:

“Mit den Alt-Systemen von vier Ingenieurschulen, einer Wirtschaftsschule und einer Kunst- & Design-Schule war das Online-Erlebnis gleichermaßen für Studierende und Lehrkräfte verwirrend”, sagt Zitting. “Wir haben viel Arbeit darauf verwendet, Daten zwischen diesen verschiedenen Systemen zu verwalten, was uns zu wenig Zeit für die direkte Arbeit mit den Studierenden ließ.”

“Wir haben erkannt, dass neue Tools erforderlich sind, daher haben wir eine gründliche Prüfung der verschiedenen am Markt verfügbaren Lösungen durchgeführt. Dabei haben wir erfahren, was wir erwarten können und was möglich ist, was uns wertvolle Erkenntnisse für unsere öffentliche Beschaffung verschaffte. Das war der Zeitpunkt, an dem wir festgestellt haben, dass Salesforce viele gute Elemente hat, die wir sofort nutzen können”, sagt sie.

Als Benchmark für bewährte Praktiken besuchte das Team der Learning Services die Georgetown University in Washington DC. Die 230 Jahre alte Universität setzt Salesforce für die Unterstützung von Lehrkräften, Lernanalyse, CRM und mehr ein.

“Wir haben anhand der Erfahrungen der Georgetown University mit Salesforce festgestellt, dass Studierende hervorragenden Zugang zu allen Informationen haben, die sie benötigen. Lehrkräfte haben ebenfalls eine ausgezeichnete Übersicht über Kursanmeldungen, ausstehende Aufgaben und mehr. Sie konnten massive Reduzierungen bei manueller Arbeit verzeichnen”, sagt Zitting.

Intensivere Interaktion mit Studierenden

Neben der Vereinfachung des Bewerbungsprozesses für die Aalto-Administratoren hat Fluido auch ein Single-Login-Dashboard für Studierende erstellt. Alle wichtigen akademischen Informationen sind jetzt an einem Ort verfügbar.

Salesforce Advisor Link wurde ebenfalls eingeführt, was es akademischen Coaches ermöglicht, enger mit den Studierenden in Kontakt zu treten. Vor der Implementierung von Advisor Link mussten Studierende Termine per E-Mail buchen und verschieben. Es war schwierig für die Administratoren, jeden Studierenden zu verfolgen, da Beratungshinweise oft in verschiedenen Systemen erstellt wurden.

“Advisor Link ist für unsere Akademiker unerlässlich”, sagt Zitting. “Alle Informationen und Werkzeuge, die sie benötigen, sind an einem Ort, was die Interaktion mit den Studierenden erheblich erleichtert.”

“Hier bei Aalto Learning Services können wir uns stärker auf die Interaktion mit den Studierenden konzentrieren, während die Salesforce-Implementierung fortschreitet”, sagt sie. “Dies ist nicht nur gut für das akademische Erlebnis unserer Studierenden, sondern auch für das Wohlbefinden der Mitarbeiter der Learning Services. Es macht unsere Arbeit weitaus sinnvoller.”

Salesforce auf dem Bildungsmarkt

Fluido hat in ganz Europa mehr als ein Dutzend Bildungseinrichtungen als Kunden, darunter Wirtschaftshochschulen, Privatschulen und Forschungsuniversitäten wie die Aalto-Universität.

“Fluido arbeitet bereits seit geraumer Zeit eng mit Bildungseinrichtungen zusammen, um Lösungen zu entwickeln, die ihren Anforderungen entsprechen”, sagt Poutanen. “Mit Salesforce ist es einfach, Services zu entwickeln, die ein hervorragendes Kundenerlebnis bieten und gleichzeitig barrierefrei, konform und sicher sind.”

“Der Umstieg auf eine einheitliche Plattform bedeutet weniger Systeme, die lizenziert und gewartet werden müssen. Dies reduziert die Komplexität und die Kosten, indem es Prozesse rationalisiert und die Investitionen in lokale Ressourcen senkt. Niemand schaut zurück, nachdem er die Vorteile der Veränderung gesehen hat”, so Poutanen.